Każdy pracodawca zobowiązany jest do odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia , a także przekazywania zaliczki na PIT od każdego wynagrodzenia. W jaki sposób poprawnie prowadzić kadry przedsiębiorstwa?

Kadry to jeden z najważniejszych działów w księgowości firm, zatrudniających dużą ilość pracowników. To tam ustalane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia i zaliczki na podatek dochodowy. Składają się one z dokumentów przedstawiających wszelkie potrzebne, w celach wynagrodzeniowych, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające obliczenia, służące do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najważniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.

Kartoteka wynagrodzeń powinna zawierać takie informacje jak:

  • dane o wynagrodzeniu ( nagrody, dodatki, płaca zasadnicza, premia i inne)
  • dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, nazwisko rodowe, NIP, drugie imię, PESEL, imię matki, imię ojca, data urodzenia, miejsce urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości)
  • dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy, data zawarcia)
  • dane adresowe pracownika ( powiat, województwo, gmina, ulica, poczta, kod pocztowy, kraj, numer domu, telefon, miejscowość, numer mieszkania)

Lista płac

To rodzaj dokumentu księgowego, używany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Musi ona zawierać stałe elementy, takie jak:

  • zapis o przyznanych premiach
  • podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
  • oznaczenie lub nazwę listy płac
  • zapis o wysokości odprowadzonych składek ZUS-owskich
  • zapis o przyznanych prowizjach
  • zapis o przyznanych nagrodach
  • numery stron
  • zapis o wysokości wymiaru podstawy
  • zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
  • nazwę pracodawcy
  • miesiąc, którego dotyczy
  • zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
  • datę wystawienia
  • zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
  • wykaz nadgodzin
  • zapis o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit